Στις διερευνήσεις, είναι ζωτικής σημασίας ν’ αποκτήσεις εξαιρετική κατανόηση της λογικής και καλή κατανόηση των διαφόρων τύπων θετικών και αρνητικών σημείων. Μ’ αυτό ως βάση, τα δύο γενικά βήματα που πρέπει να κάνει κανείς για «ν’ ανακαλύψει τι στ’ αλήθεια συμβαίνει» είναι: 

1. Να αναλύσει τα δεδομένα.

2. Να αναλύσει την κατάσταση, χρησιμοποιώντας κατά συνέπεια τα δεδομένα που ανέλυσε. 

Ο όρος δεδομένα ορίζεται ως γεγονότα, γραφήματα στατιστικών, δηλώσεις, αποφάσεις, ενέργειες και περιγραφές που υποτίθεται πως αληθεύουν. Κατάσταση ονομάζουμε την ευρεία, γενική σκηνή σχετικά με την οποία υπάρχει ένα σύνολο πρόσφατων δεδομένων.

Για ν’ αναλύσεις δεδομένα, τα συγκρίνεις με τα αρνητικά σημεία και διαπιστώνεις εάν κάποια απ’ αυτά εμφανίζονται στα δεδομένα που εξετάζεις. 

Ο τρόπος με τον οποίο αναλύεις μια κατάσταση είναι να παρεμβάλλεις στα επιμέρους τμήματά της κάθε ένα από τα δεδομένα που αναλύθηκαν προηγουμένως. 

Αυτή σου η ενέργεια αποκαλύπτει τις περιοχές όπου γίνονται τα μεγαλύτερα λάθη ή υπάρχει η περισσότερη αποδιοργάνωση, καθώς επίσης και τις περιοχές που εμφανίζουν τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. 

Παράδειγμα: Υπάρχει πρόβλημα στο κυλικείο. Το προσωπικό του αποτελείται από τρία άτομα. Κάνοντας μια ανάλυση δεδομένων σ’ ολόκληρη την περιοχή παίρνουμε έναν αριθμό αρνητικών σημείων. Στη συνέχεια αποδίδουμε σε καθέναν από τους Α, Β και Γ υπαλλήλους που εργάζονται στο κυλικείο τα αρνητικά σημεία που τον αφορούν και βρίσκουμε ότι το πρόβλημα στο κυλικείο οφείλεται στον Β. Μπορούμε να χειριστούμε τον Β με διάφορους τρόπους, όπως, για παράδειγμα, εκπαιδεύοντάς τον στα καθήκοντα της δουλειάς του, φροντίζοντας να έρχεται στη δουλειά κ.λπ. Προσέξτε ότι αναλύσαμε τα δεδομένα της κύριας περιοχής και τα μεταφέραμε στα επιμέρους τμήματά της, κι έτσι είχαμε μια κατάσταση που είχε αναλυθεί και μπορούσαμε πλέον να τη χειριστούμε.

Παράδειγμα: Αναλύουμε όλα τα δεδομένα που έχουμε για το εργοστάσιο κατασκευής αυτοκινήτων Μπίνγκο. Αποδίδουμε σε καθεμιά από τις λειτουργίες του εργοστασίου εκείνα τα δεδομένα που αναλύθηκαν και βρέθηκε ότι αποτελούν αρνητικά σημεία. Έτσι, εντοπίζουμε ποια λειτουργία βρίσκεται στη χειρότερη κατάσταση. Στη συνέχεια χειριζόμαστε αυτή τη λειτουργία με διάφορους τρόπους, κυρίως οργανώνοντάς την και εκπαιδεύοντας τα διευθυντικά στελέχη και το προσωπικό. 

Υπάρχουν διάφορες παραλλαγές. 

Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΠΙΤΥΓΧΑΝΕΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΕΧΟΥΜΕ ΚΑΙ ΤΗΝ ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΩΝ ΑΡΝΗΤΙΚΩΝ ΣΗΜΕΙΩΝ ΣΤΙΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ Ή ΤΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΥΤΑ ΑΦΟΡΟΥΝ. Η ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΟΥ ΕΜΦΑΝΙΖΕΙ ΤΑ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΑΡΝΗΤΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ ΕΙΝΑΙ Ο ΣΤΟΧΟΣ ΓΙΑ ΔΙΟΡΘΩΣΗ. 

Όταν αντιμετωπίζουμε μια γενική κατάσταση που χρειάζεται χειρισμό, το πρώτο πρόβλημα που έχουμε βέβαια να λύσουμε είναι τι δεν πάει καλά, ώστε να μπορέσουμε να διορθώσουμε την κατάσταση. Αυτό γίνεται με ανάλυση των δεδομένων και, στη συνέχεια, με ανάλυση της κατάστασης. 

Κάνουμε αξιολόγηση όλων των δεδομένων για να βρούμε τα αρνητικά σημεία (παράλογα). Τώρα έχουμε ένα μακρύ κατάλογο από αρνητικά σημεία. Αυτό είναι η ανάλυση δεδομένων. 

Καταμερίζουμε τα αρνητικά σημεία που έχουμε τώρα στις κύριες περιοχές της σκηνής. Η πλειοψηφία τους εμφανίζεται σε μια περιοχή. Αυτό είναι η ανάλυση της κατάστασης.

Τώρα γνωρίζουμε ποια περιοχή να χειριστούμε. 

Παράδειγμα: Υπάρχουν εβδομήντα δεδομένα σχετικά με τη γενική σκηνή. Βρίσκουμε ότι είκοσι ένα απ’ αυτά τα δεδομένα είναι παράλογα (αρνητικά σημεία). Αποδίδουμε τα είκοσι ένα αυτά αρνητικά σημεία στις περιοχές από τις οποίες προήλθαν ή σ’ αυτές με τις οποίες σχετίζονται. Δεκαέξι προήλθαν από την περιοχή Ψ. Χειριζόμαστε την περιοχή Ψ. 

Εμπειρία

Αυτό που παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον εδώ είναι ότι η ανάλυση δεδομένων που αναφέρεται σε δεδομένα μιας ημέρας ισοδυναμεί με τριών μηνών εμπειρία λειτουργίας. 

Επομένως η ανάλυση δεδομένων και η ανάλυση κατάστασης φέρνουν αμέσως αποτέλεσμα, ενώ η εμπειρία παίρνει περισσότερο χρόνο. 

Η ανάλυση της κατάστασης επιτυγχάνεται με την ανάλυση όλων των δεδομένων που έχει κανείς και με την απόδοση των αρνητικών σημείων στις περιοχές ή στα πόστα που αυτά αφορούν. Η περιοχή που έχει τα περισσότερα αρνητικά σημεία είναι αυτή που πρέπει να διορθωθεί.

Η ποιότητα της ανάλυσης δεδομένων εξαρτάται από τη γνώση που έχει κάποιος σχετικά με την ιδανική εικόνα του οργανισμού, καθώς και το σκοπό που επιτελεί. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να γνωρίζει κανείς ποιες θα πρέπει να είναι οι δραστηριότητες του οργανισμού, εξετάζοντας το θέμα από την άποψη της λογικής. 

Αυτό που θα πρέπει να κάνει ένα ρολόι είναι να συνεχίζει να δουλεύει, να δείχνει την ώρα και να έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι πρακτικό και κομψό. Αυτό που πρέπει να κάνει ένα εργοστάσιο ρολογιών είναι να φτιάχνει ρολόγια. Θα πρέπει να παράγει αρκετά ρολόγια, αρκετά φτηνά και αρκετά καλά ώστε να έχουν ζήτηση, και να πουλάει αρκετά απ’ αυτά, ώστε να μπορεί να εκπληρώνει τις οικονομικές του υποχρεώσεις. Καταναλώνει πρώτες ύλες, επιδιορθώνει και αντικαθιστά τα εργαλεία και τον εξοπλισμό του. Προσλαμβάνει εργάτες και στελέχη. Πληρώνει συνεργεία επισκευών και διανομείς. Αυτό εννοούμε με τον όρο ιδανική ή θεωρητική δομή της εταιρείας ρολογιών και της οργάνωσής της. 

Αυτά είναι τα λογικά σημεία. 

Από το σύνολο των δεδομένων που υφίστανται σήμερα σχετικά με την εταιρεία ρολογιών, εντοπίζει κανείς τα αρνητικά σημεία για την ανάλυση δεδομένων. 

Αποδίδει τα αρνητικά σημεία στο σύνολο της εταιρείας, κι αυτό λέγεται ανάλυση κατάστασης. 

Χρησιμοποιεί τη διαχειριστική του τεχνογνωσία και την πείρα του για να επιδιορθώσει τον τομέα που παρουσιάζει τη μεγαλύτερη απόκλιση από την ιδανική σκηνή. 

Το αποτέλεσμα είναι ένα εργοστάσιο ρολογιών που λειτουργεί κανονικά και πιο κοντά στο ιδανικό. 

Οι δυσχέρειες στο στρατιωτικό και στον πολιτικό χώρο, στο χώρο των δημοσίων σχέσεων κ.λπ. διευθετούνται όλες με τον ίδιο τρόπο. 

Τις δύο αυτές ενέργειες τις ονομάζουμε: 

ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 

ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ