Per condurre un’investigazione è indispensabile capire molto bene la logica e afferrare bene i diversi tipi di outpoint e pluspoint. Ottenuta questa comprensione, le due azioni generali che bisogna compiere per “scoprire quel che sta succedendo veramente” sono: 

1. Analizzare i dati. 

2. Usare i dati così analizzati per analizzare la situazione.

Con il termine dati ci si riferisce a fatti, grafici, affermazioni, decisioni, azioni, descrizioni, che sono presumibilmente veri. La situazione è definita come la vasta scena generale a cui si riferisce un insieme di dati attuali.

Per analizzare i dati, bisogna metterli a confronto con i cinque punti primari e vedere se qualcuno di questi ultimi compare nei dati.

Per analizzare la situazione, bisogna inserire nei settori in cui essa si suddivide ciascuno dei dati analizzati nel modo sopra descritto.

Queste azioni rivelano dove si trovano gli errori più grossi o la maggiore disorganizzazione, e rivelano anche le aree di maggiore efficienza. 

Esempio: ci sono delle difficoltà nella Sezione Rinfreschi. Questa sezione è composta da tre persone. Con un’analisi dei dati nell’intera area, veniamo a conoscenza di alcuni outpoint. Li mettiamo in relazione agli impiegati A, B e C, che lavorano in questa sezione, e vediamo che B è quello che ne ha di più. Questo indica che le difficoltà nella Sezione Rinfreschi riguardano B. Di B ci si può occupare in vari modi, ad esempio addestrandolo nelle funzioni del suo hat, assicurandosi della regolarità della sua presenza, ecc. Notate che abbiamo analizzato i dati dell’area principale e li abbiamo attribuiti alle sue parti, poi abbiamo analizzato la situazione e siamo riusciti a risolverla.

Esempio: analizziamo tutti i dati di cui disponiamo sulla Fabbrica Automobilistica Bingo. Attribuiamo i dati che dall’analisi sono risultati illogici (outpoint) a ogni funzione della Fabbrica Automobilistica Bingo. Possiamo così individuare con esattezza quale, tra le funzioni della fabbrica, è in condizioni peggiori. Quindi ci occupiamo di quella funzione in vari modi, soprattutto organizzandola e addestrando i suoi dirigenti e il suo personale. 

Ci sono parecchie varianti. 

L’ANALISI DELLA SITUAZIONE SI OTTIENE ANALIZZANDO TUTTI I DATI CHE SI HANNO E ASSEGNANDO GLI OUTPOINT ALLE AREE O PARTI. L’AREA CHE CONTIENE LA MAGGIOR QUANTITA’ OUTPOINT È L’OBIETTIVO DELL'AZIONE CORRETTIVA.  

Quando dobbiamo affrontare, per risolverla, una situazione critica di vaste proporzioni, naturalmente abbiamo il problema di scoprire che cos’è che non va, prima di poterla correggere. Questo viene fatto con l’analisi dei dati seguita dall’analisi della situazione.  

Facciamo questo classificando tutti i dati in base agli outpoint (i punti illogici). A quel punto abbiamo una lunga lista di outpoint. Questa è l'analisi dei dati. 

Raggruppiamo gli outpoint che abbiamo ottenuto, in ognuno dei principali settori della scena in questione. La maggior parte degli outpoint comparirà in un’unica area. Questa è l’analisi della situazione. 

A quel punto sappiamo di quale area dobbiamo occuparci. 

Esempio: nella scena generale esistono 70 dati. Constatiamo che 21 di questi dati sono irrazionali (outpoint). Abbiniamo i 21 outpoint alle aree da cui provengono o con cui hanno a che fare. Sedici provengono dall’area G. Ci occupiamo dell’area G.

Esperienza

Il fatto sorprendente, in una procedura di questo tipo, è che l’analisi dei dati eseguita sui dati relativi a un periodo di un giorno, è paragonabile a tre mesi di esperienza pratica.

Perciò, mentre l’esperienza richiede parecchio tempo, l’analisi dei dati e della situazione è un risultato immediato. 

L’analisi della situazione si ottiene analizzando tutti i dati che si hanno e assegnando gli outpoint alle varie aree o parti. L’area che contiene la maggior quantità di outpoint è l’obiettivo dell’azione correttiva.

La qualità dell’analisi dei dati dipende dalla conoscenza dell’organizzazione ideale e dallo scopo che sta alla base di quell’attività. Questo significa che bisogna sapere quali dovrebbero essere le sue attività da un punto di vista razionale o logico.

Un orologio dovrebbe continuare a funzionare e a indicare l’ora, e dovrebbe presentare una linea pratica e piacevole. Una fabbrica di orologi dovrebbe fabbricare orologi. Dovrebbe produrre abbastanza orologi che siano sufficientemente economici e di buona qualità da creare una domanda e da essere venduti per una cifra che permetta di mantenere solvente l’organizzazione. Essa consuma materie prime, ripara e sostituisce i propri utensili e le proprie attrezzature. Assume operai e dirigenti. Ha punti di assistenza e distributori. Questo è ciò che s’intende dire con struttura ideale o teorica della fabbrica di orologi e della sua organizzazione. 

Questi sono i punti razionali.

Dall’insieme dei dati effettivi disponibili al momento sulla fabbrica di orologi, si individuano gli outpoint per un’analisi dei dati.

Come analisi della situazione, si assegnano gli outpoint al tutto.

Per rimettere a posto la sottosezione che risulta essere la più aberrata, vanno usate la propria abilità pratica in campo amministrativo e la propria competenza. 

Si ottiene così una fabbrica di orologi funzionante e che opera in modo più vicino allo stato ideale. 

Le situazioni critiche che si presentano in campo militare, politico, nelle relazioni pubbliche, ecc., si affrontano allo stesso modo. 

Queste due azioni, le chiamiamo: 

ANALISI DEI DATI 

ANALISI DELLA SITUAZIONE